Facturacion electronica

¿Qué es la factura electrónica?

Documento de soporte contable que justifica o avala una transacción de un bien o servicio. La facturación electrónica significa sustituir el medio en el que usualmente se registra una factura por un archivo digital que contiene información relevante para el comprador, el vendedor y en especial para la autoridad fiscal (DIAN en Colombia).

¿Qué objetivos tiene la factura electrónica?

Aumenta y agiliza el comercio electrónico, reduce costos al interior de las empresas en procesos de documentación y almacenamiento de datos. Como implica una notificación inmediata a la DIAN sobre el proceso comercial, permite generar un mayor control fiscal, tributario y aduanero.

¿Por qué es importante emitir y exigir facturas?

Porque constituye un título valor, esto indica que a quien se le emitió la factura de venta puede reclamar el bien, producto o servicio facturado y además le permite la reclamación de garantías. También es considerada un documento negociable puesto que establece una relación comercial entre quien entrega el producto o servicio y quien lo recibe, además permite contabilizar la deuda a favor del facturador y la obligación de pago por parte del adquiriente.

¿Qué actores se relacionan en el proceso de facturación electrónica?

persona natural o jurídica que opte de manera voluntaria o que esté obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito y crédito según los requisitos y características técnicas que establezca la DIAN.

persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios, es decir: "Cliente".

persona jurídica que presta al facturador electrónico y al adquiriente los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica (incluida la entrega a la DIAN), así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y almacenamiento.

Documentos Electrónicos

Inicialmente se hablaba de:

  • Factura de venta electrónica
  • Nota débito electrónica
  • Nota crédito electrónica


Pero se han venido incorporando nuevos documentos (los cuales aún no están regulados):

  • Pagos de nómina
  • Exportaciones
  • Importaciones
  • Pagos a favor de no responsables del IVA
  • Pagos al exterior
  • Operaciones de factoraje


Últimamente (según Res. 000030 de Abril 2019) se habla de documentos electrónicos que se derivan de la factura de venta electrónica que corresponden a documentos electrónicos distintos a notas débito y crédito que están asociados a una factura electrónica.

¿Qué es una nota crédito electrónica?

Documento que se usa en transacciones de compraventa donde posterior a la emisión de la factura se debe registrar una devolución parcial o completa, una rebaja o descuento a los valores facturados o una nulidad del documento por falta de requisitos.

La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, se usa para reversar información registrada en una factura puesto que dicho documento no puede ser anulado.

Adicional al cliente, el documento debe ser enviado a la DIAN para que la registre en sus sistemas informáticos y quede relacionado con la factura de venta electrónica que se referenció.

¿Qué es una nota débito electrónica?

Documento que una empresa envía a su cliente para informar que se ha incrementado el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés o cualquier otra circunstancia que signifique el aumento del saldo.

Adicional al cliente, el documento debe ser enviado a la DIAN para que la registre en sus sistemas informáticos y quede relacionado con la factura de venta electrónica que se referenció.

Formatos de presentación

XML

Es un formato especial que permite definir e identificar por medio de etiquetas estandarizadas información o datos de una transacción. El XML es el formato en que la DIAN recibe los documentos electrónicos (factura de venta, nota crédito y nota débito).

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Representación Gráfica

Comúnmente corresponde a un archivo (.PDF), que contiene toda la información del documento electrónico más entendible al usuario final, es decir, que la representación gráfica es el documento que cualquier empresa o persona puede leer e interpretar.

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Contenido de una factura electrónica

  • Estar denominada expresamente como factura de venta.
  • Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  • Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  • Fecha de su expedición.
  • Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  • Valor total de la operación.
  • El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  • Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

  • XML: Firma electrónica - CUFE (Código Único Factura Electrónica ).
  • Representación Gráfica: Adicional a los ítems anteriores también debe incorporar el código QR.

Firma Electrónica

Es un mecanismo de autenticidad en la factura electrónica, el cual permite identificar de manera unánime a quien firma el documento electrónico y permite asegurar la integridad del documento.

¿Qué es el CUFE?

Código Único de Facturación Electrónica es un texto encriptado (protegido) de seguridad y control presente en toda factura electrónica, que permite validar el proceso de emisión, comprobar la autenticidad del documento y permite identificar de manera inequívoca la factura electrónica de venta. Esta información se ve reflejada tanto en el formato XML como la representación gráfica de la factura de venta.

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  • Número factura.
  • Fecha factura (hora, minutos y segundos).
  • Valor factura sin IVA.
  • Valor IVA.
  • Valor otros impuestos.
  • NIT facturador.
  • Tipo adquiriente.
  • Id del adquiriente.
  • Clave técnica (Código que entrega la DIAN cuando se solicita el rango de numeración para factura electrónica).

¿Qué es el código QR?

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El QR es un código de barras bidimensional cuadrado que almacena datos codificados de la factura de venta y debe estar incluido en todas las páginas de la representación gráfica de una factura electrónica.



  • Número factura.
  • Fecha factura (hora, minutos y segundos).
  • Valor factura sin IVA.
  • Valor IVA.
  • Valor otros impuestos.
  • NIT facturador.
  • Id del adquiriente.
  • CUFE.

Calendario:

Según el decreto 2242 expedido en el 2015 por el ministerio de hacienda, todas las empresas que manejen IVA e impuesto al consumo estarán obligadas a expedir factura electrónica.
En la resolución 000020 del 26 de marzo del 2019, se definió el primer calendario de inicio para la facturación electrónica en las empresas, sin embargo dichos tiempos fueron modificados por la resolución 000064 del 01 de octubre de 2019, quedando así:



Calendario de implementación para sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario (RUT).

Ver Calendario
Calendario de implementación que no atiende a la actividad económica CIIU, para otros sujetos obligados.

Ver Calendario

¿Qué porcentaje se podrá soportar sin factura electrónica para descontar impuestos y gastos deducibles?

Según lo estipulado en la ley de financiamiento (ley 1943 de diciembre 2018) y revalidado en la resolución 000030 de abril 2019, a partir del 01 de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:

Año
2020
30%
2021
20%

¿Qué es el código CIIU y dónde lo encuentro?

La función del CIIU (Clasificación Internacional Industrial Uniforme) es organizar y clasificar a las empresas por actividades económicas, para poder llevar un control de todas las actividades y procesos productivos que se realizan en el mercado laboral. Según los 2 o 3 primeros dígitos de dicha actividad se analizan las fechas de inicio de la facturación electrónica en el calendario establecido en la Res. 000020 de marzo 2019.
El código CIIU se puede visualizar consultando en el RUT el código de la actividad principal.

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¿Cómo puedo iniciar la preparación para afrontar la facturación electrónica?

Sin importar si debe empezar de forma inmediata o en próximos meses (según el calendario establecido en la Res. 000020 de marzo y 000064 de octubre del 2019), se recomienda contar con un sistema que permita administrar y registrar la facturación y ventas en la empresa por medio de computador.

Tener un sistema administrativo y contable, integrado a la facturación de productos y/o servicios y que permita la adopción de la facturación electrónica cuando ésta sea requerida, será el más completo avance para que una empresa pueda iniciar sin contratiempos este requerimiento nacional y pueda evitar las posibles sanciones por su incumplimiento.

Es por eso que con ContaPyme®, es la mejor manera de afrontar el inicio de la facturación electrónica, puesto que es un software administrativo y contable que está totalmente integrado a los procesos de las empresas en temas de contabilidad, impuestos, control de cartera y proveedores, ventas y control de inventarios, emisión de cotizaciones, pedidos y órdenes CIIU de compra, facturación tanto de productos como servicios, etc., y lo mejor de todo integrado con facturación electrónica totalmente gratis*.

Pasos para implementar la facturación electrónica

Trámite ante la DIAN

Regístrese como facturador electrónico.

Registre el proveedor tecnológico seleccionado y asocie el software según el caso.
The Factory HKA
Espere la notificación de asociación aprobada.

Verifique el RUT actualizado con la responsabilidad de facturador electrónica.

Solicite el rango y prefijo de numeración para la facturación electrónica.

Asocie el prefijo al proveedor tecnológico.

Regístrese como facturador electrónico.

Registre el proveedor tecnológico y asocie el software.
The Factory HKA
Espere la notificación de asociación aprobada.

Verifique el RUT actualizado con la responsabilidad de facturador electrónica.

Solicite el rango y prefijo de numeración para la facturación electrónica.

Asocie el prefijo al proveedor tecnológico.

Configuración en ContaPyme®


La configuración con ContaPyme® debe hacerse mínimo con un mes de anticipación.

Adquiera el paquete de documentos electrónicos con ContaPyme®.

Active en la empresa el manejo de la F.E.

Personalice la plantilla de la representación gráfica.
(Opcional)

Configure el documento de soporte (fecha de inicio y resolución de F.E.).

Configure en los terceros "Clientes" el correo.

Adquiera el paquete de documentos electrónicos con ContaPyme®.

Active en la empresa el manejo de la F.E.

Personalice la plantilla de la representación gráfica.
(Opcional)

Configure el documento de soporte (fecha de inicio y resolución de F.E.).

Configure en los terceros "Clientes" el correo.

¡Listo!
¡Comience a emitir facturas!

Preguntas Frecuentes

Facturacion electronica

¿Qué es el CUFE?

Facturacion electronica

¿Qué es el CUFE?

El Código Unico de Facturación electrónica es un elemento de seguridad y control presente en toda factura electrónica que permite validar el proceso de emisión y comprobar autenticidad del documento.

Colombia facturacion electronica

¿Una factura en PDF firmado y escaneado se considera una factura electrónica?

Facturacion electronica

¿Una factura en PDF firmado y escaneado se considera una factura electrónica?

Falso, la facturación electrónica genera un archivo digital en formato Xml sin ninguna excepción, este archivo va acompañado de una representación gráfica de la factura, la cual es un formato similar a los ya acostumbrados.

Colombia facturacion electronica

¿Es necesario tener una copia física de la factura?

Colombia facturacion electronica

¿Es necesario tener una copia física de la factura?

No, la facturación electrónica genera un documento digital, por lo tanto su almacenamiento es también digital.

Facturacion electronica

¿Una firma digital es igual a una firma escaneada?

Facturacion electronica

¿Una firma digital es igual a una firma escaneada?

Falso, la firma digital posee una encriptación especial que le otorga un nivel de seguridad elevado, mientras la firma escaneada solo es una imagen.

Facturacion electronica

¿La firma digital es obligatoria?

Colombia facturacion electronica

¿La firma digital es obligatoria?

Sí, La firma digital representa autenticidad, integridad y fiabilidad para el facturador electrónico y el cliente.

Facturacion electronica

¿Al cliente se le debe entregar el documento original de la facturación electrónica?

Facturacion electronica

¿Al cliente se le debe entregar el documento original de la facturación electrónica?

Al ser un documento digital, cualquier replicación de este es en sí un documento original y valido.

Facturacion electronica

¿La firma digital que entrega la DIAN sirve para firmar la Factura electrónica?

Facturacion electronica

¿La firma digital que entrega la DIAN sirve para firmar la Factura electrónica?

No, la firma digital debe incorporar un certificado digital, con las especificaciones exigidas por la DIAN para la emisión del documento generado por la facturación electrónica.

Facturacion electronica

¿La firma digital sirve para emisores tipo POS?

Facturacion electronica

¿La firma digital sirve para emisores tipo POS?

Los documentos equivalentes siguen teniendo validez para este tipo de facturadores, salvo excepciones definidas.

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¿Mis proveedores también deben poder emitir factura electrónica?

Facturacion electronica

¿Mis proveedores también deben poder emitir factura electrónica?

No es necesario, el facturador electrónico puede recibir de sus proveedores facturas en su modalidad convencional, hasta que el mismo proveedor este obligado a emitirlas de forma electrónica según los plazos establecidos.

Facturacion electronica

¿Se puede modificar o corregir la factura una vez emitida?

Colombia Facturacion electronica

¿Se puede modificar o corregir la factura una vez emitida?

La facturación electrónica genera un documento que se envía de forma simultánea a la DIAN y al cliente, es por este motivo que la única forma de hacer cambios es realizar una nota de crédito.

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¿Qué implica facturar en otra moneda a personas por fuera del territorio colombiano?

Colombia Facturacion electronica

¿Qué implica facturar en otra moneda a personas por fuera del territorio colombiano?

Se debe tener presente que en este caso la factura de venta se trata como una factura de venta de exportación, lo que implica que al momento de realizar la factura se debe notificar a la DIAN que es una factura de exportación y se debe incluir los términos internacionales de comercio (INCOTERMS). Los INCOTERMS reflejan las normas de aceptación voluntaria por las dos partes (comprador y vendedor), acerca de las condiciones de entrega de la mercancía y/o productos y existe una codificación estandarizada para reflejar dicho concepto en la factura de exportación.

Facturacion electronica

¿Qué es la validación previa y posterior de una factura electrónica?

Colombia Facturacion electronica

¿Qué es la validación previa y posterior de una factura electrónica?

Con el decreto 2242 de noviembre de 2015, el proveedor tecnológico debía responder en el XML por 8 validaciones técnicas que posteriormente serían verificadas por la DIAN.
Implicaba que un facturador electrónico podía emitir un documento electrónico y enviarlo al adquiriente sin tener la plena certeza si la DIAN había validado de forma exitosa o no dicho documento.

Con la ley de financiamiento 1943 de diciembre de 2018, se indica que el proveedor tecnológico debe responder en el XML por 264 validaciones que serán verificadas por la DIAN de manera previa, es decir, antes de que el documento sea enviando al adquiriente.

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