ContaPyme (R53 en adelante) está diseñado de tal forma que permite fácilmente, registrar ventas por alquiler de productos o servicios, por ejemplo, alquiler de autos, parqueaderos, juegos, habitaciones de un hotel, minutos de llamadas, etc. Esto permite también que sean facturados al mismo tiempo, productos que se controlan en inventario y productos de alquiler.

Con la configuración que se mencionará a continuación, se pretende configurar ContaPyme para registrar la venta de productos de alquiler, cuya cantidad facturada sea calculada automáticamente por el sistema basado en la fecha/hora de inicio y final del servicio.

Activación y configuración para ventas de productos de alquiler:

1. Antes de empezar se debe tener creada el área de trabajo y la empresa para la cuál se registrará la información.

2. Ingresar al menú Mantenimiento>Configuraciones de usuario, ubicarse en la pestaña Módulos y desplegar las opciones de Inventarios y Facturación>Elementos de control.

3. Ingresar a la opción "Elementos de control de alquiler" y activar la opción "Permitir la definición de elementos de control de alquiler".

4. Entrar al maestro de elementos de control y modificar o crear los productos de alquiler necesarios, teniendo en cuenta que éstos no deben ser controlados en inventario y sí deben ser producto o servicio.

Al configurar el elemento de esta forma, se habilitará la opción "Es elemento de alquiler". Al activar esta opción, se podrá seleccionar el método para el cálculo del tiempo (minutos, horas, noches). Más adelante se explicará la configuración de métodos para el cálculo del tiempo.

5. Al ingresar a la operación de ventas, el sistema habilitará 2 botones para asignar manualmente la fecha/hora de inicio y finalización, así como 2 columnas en la tabla de productos para ver las fechas/horas por cada producto.

Cálculo automático de la cantidad de tiempo a facturar:

ContaPyme calcula automáticamente la cantidad de tiempo a facturar cuando se especifica la fecha/hora final para un producto.

Hay dos formas de especificar la fecha/hora inicial y final. Para la fecha/hora inicial:

• Al registrar el producto en la factura de venta, el sistema asigna la fecha/hora inicial como la del sistema en ese momento.
• Manualmente, usando el botón para establecer la fecha/hora a los productos seleccionados.

Para la fecha/hora final:

• Al imprimir la factura, el sistema verificará que todos los productos de alquiler tengan fecha/hora final, si alguno no la tiene, preguntará si se desea asignar la fecha/hora actual del sistema, en cuyo caso recalcula cantidades y precios antes de imprimir.
• Manualmente, usando el botón para establecer la fecha/hora a los productos seleccionados.

Al asignarse la fecha/hora final, ya sea automática o manualmente, el sistema calculará la diferencia en tiempo entre las dos fechas/horas, y teniendo en cuenta la configuración del método de cálculo del tiempo (ver más abajo), calculará la cantidad de tiempo que se va a facturar.

Configuración de los métodos de cálculo de tiempo:

El sistema cuenta con 6 métodos totalmente configurables para el cálculo del tiempo de los productos de alquiler.

Para configurarlos, entre al menú Mantenimiento>Configuraciones de usuario, ubicarse en la pestaña Módulos y desplegar las opciones de Inventarios y Facturación>Elementos de control, y desde allí, entre a la opción "Elementos de control de alquiler".

Se tienen 2 configuraciones posibles por cada unidad de tiempo: minutos, horas y noches.

• Alquiler - Mínimo: este valor indica la cantidad mínima de tiempo que se debe cobrar. Ej: si mínimo=10 minutos y se alquila un producto por 8 minutos, se cobrarán 10 minutos.
   
• Redondear - Múltiplos: determina el próximo valor entero al que se debe redondear la cantidad facturada. Ej: Si múltiplos=10 minutos, quiere decir que todos los minutos que se cobren serán múltiplos de 10, es decir, nunca se cobraran 12, 18, 29, 45, etc., estos valores se redondean a su próximo múltiplo de 10 según el tipo de redondeo.
   
• Redondear - Hacia: determina el tipo de redondeo que se hace para alcanzar el múltiplo definido en el campo anterior. Se puede redondear de las siguientes formas:
  • Normal: si el último dígito es menor a 5, se redondea hacia su múltiplo menor. Si es mayor o igual a 5, se redondea hacia su múltiplo mayor. Ej: (Si múltiplos=10) 41=>40, 175=>180, 1347=>1350.
     
  • Abajo siempre: sin importar el último dígito, siempre se redondea hacia su múltiplo menor. Ej: (Si múltiplos=10) 41=>40, 175=>170, 1347=>1340.
     
  • Arriba siempre: sin importar el último dígito, siempre se redondea hacia su múltiplo mayor. Ej: (Si múltiplos=10) 41=>50, 175=>180, 1347=>1350.
     
• Factor - Día: determina el valor por el que se debe multiplicar la cantidad de tiempo calculada para la jornada diurna. Ej: si el factor día es 1.3 y si el tiempo calculado en jornadas diurnas es 8, entonces: tiempo facturado= 8 x 1.3 = 10.4.
   
• Factor - Máximo (Día): determina la cantidad de tiempo máxima (antes de multiplicar por el factor día) que se puede cobrar por cada jornada diurna. Ej: si el máximo día es 9 y si el tiempo calculado en una jornada nocturna es 11, la cantidad de tiempo base para el cálculo será 9.
   
• Factor - Noche: determina el valor por el que se debe multiplicar la cantidad de tiempo calculada para la jornada nocturna. Ej: si el factor noche es 1.5 y si el tiempo calculado en jornadas diurnas es 6, entonces: tiempo facturado= 6 x 1.5 = 9.
   
• Factor - Máximo (Noche): determina la cantidad de tiempo máxima (antes de multiplicar por el factor día) que se puede cobrar por cada jornada nocturna. Ej: si el máximo noche es 7 y si el tiempo calculado en una jornada nocturna es 9, la cantidad de tiempo base para el cálculo será 7.

Definición de las jornadas diurna y nocturna.

El sistema permite definir libremente la hora de inicio y finalización para la jornada nocturna. La jornada diurna se calcula automáticamente como el rango de tiempo de las 24 horas que no hacen parte de la jornada nocturna.

También se puede determinar la cantidad mínima de horas que se debe alquilar un producto en jornada nocturna, para que se tome una cantidad de tiempo calculada como de jornada nocturna. Ej: si este valor se asigna en 2 horas (jornada nocturna de 6pm a 6am) y se alquila un producto desde las 4:35pm hasta las 7:40pm, la cantidad de tiempo (185 minutos, 3.08 horas) se tomarán como de jornada diurna, ya que sólo se alquiló 1 hora y 40 minutos después de iniciar la jornada nocturna sin alcanzar el mínimo de 2 horas establecido.